Moderieren: gerne - aber wie bereite ich mich darauf optimal vor?

"Bereit' mal den Workshop vor - Du machst das schon." Ein Satz, den ich im Leben oft gehört habe. Zu mir, aber auch zu anderen mit mir als Zuhörer. Dabei kommt es beim Moderieren - und vor allem beim Vorbereiten - doch auf eine Menge Punkte an - oder doch nicht?

Ganz wesentlich sind Rahmenbedingungen, die im Vorfeld - noch bevor es an die Vorbereitung geht - zu klären sind:

  • Was ist das Ziel des Termins / des Workshops? Ist ein gewisser Output gefordert oder reicht es, die Teilnehmenden an ein Thema heranzuführen und die Beschäftigung damit? Je nachdem, wie die Antwort darauf lautet, kann ich zwischen Methoden wählen, die konkrete Ergebnisse liefern und welchen, wo Beschäftigung und Reflexion des Erlebten im Vordergrund stehen.
  • Wie sieht der zeitliche Rahmen aus? Ist er "knackig"? Ist die Zeit strikt einzuhalten? Oder habe ich als Moderator in der Situation die Freiheit, nach eigenem Gefühl und eigener Wahrnehmung, wie es der moderierten Gruppe geht, Zeiten zu ändern, den Workshop auszudehnen, etc...?
  • Wer sind die Teilnehmenden? Haben diese Erfahrung als Teilnehmende? Gibt es Moderationsmethoden, die sehr gern erlebt werden - oder auch welche, die schon mehrmals so gar nicht gut angenommen wurden? Kann diese Information nicht gegeben werden, so bietet es sich mir an, mehrere "Plan B"-Methoden zu haben, die auch zu den Inhalten passen.
  • Welches Pouvoir - also welcher Entscheidungs- und Handlungsspielraum wird mir als Moderator ausgesprochen? Zum Beispiel, wenn im Laufe eines Workshops Entscheidungen zu treffen sind, diese aber aufgrund von Widerständen nicht getroffen werden. Werfe ich die Vorbereitung um und agiere intuitiv aufgrund des Werdeganges? Oder gibt es einen dezidierten Auftrag? Also anders gesagt: die Erwartungen an frage ich im Vorfeld ab.

Weg von den Bedingungen, Erwartungen und Handlungsspielräumen hin ins Operative. Ein umfassender Einblick in die Umgebung, in der eine Moderation stattfindet, ist im Vorfeld immens wertvoll:

  • Wie sehen die Räumlichkeiten aus? Haben diese ausreichende Größe (aufgrund von Covid19-Maßnahmen derzeit umso wichtiger)?
  • Wie sind die Räume ausgestattet? Gibt es ausreichend Tische und Stühle, z.B. auch für Kleingruppenübungen? Ist der freie Raum ausreichend, um auch im Stehen zu arbeiten? Wenn ich in Kleingruppen arbeiten möchte, stören sich diese gegenseitig?
  • Welche Infrastruktur ist vorhanden? Welche nehme ich mit? Auf welche verzichte ich? Beispiel: Möchte ich mit Menschen "analog" mit Flipcharts, Pinnwand, Kärtchen arbeiten und sind diese nicht vor Ort, so nehme ich sie nicht selber mit. Entweder kann der*die Auftraggeber*in welche auftreiben, oder ich überlege mir andere Methoden, die zum gleichen führen können. Achtung! Auch bei eingeschränkten Mitteln achte ich auf einen Methodenmix, der Abwechslung bietet. Das spricht Herz, Hirn und Hand an und gewährleistet so eine bessere Beschäftigung durch die Teilnehmenden, als wenn methodisch einseitig ein ganzer Tag verbracht wird.
  • Wie sieht die Umgebung vor Ort aus? Ist ein Bereich für Pausen gleich in der Nähe - oder dauert es 5 Minuten, um zur Kaffeemaschine zu kommen? Warum das wichtig ist: um die Pausenzeiten angemessen anzusetzen. Wenn die Teilnehmenden minutenlange Wege auf sich nehmen, rechne ich damit, dass eine Pause etwas länger dauern wird.
  • Können die Räumlichkeiten ausreichend gelüftet werden? Vor allem in den Pausen notwendig, um für frische Luft zu sorgen. Und ein Ortswechsel tut den Teilnehmenden oftmals sehr gut, wenn sie den Raum des Geschehens kurz verlassen.
  • Ist die Beleuchtung ausreichend? Oder schläfert diese mehr ein? Das ist vor allem in der "kalten Jahreszeit", in der es früh dunkel wird, ein Faktor, den ich selber öfters erlebt habe, an den meiner Beobachtung nach nur wenige denken.

Und zuletzt in der Vorbereitung: die Strukturierung beim Planen:

  • Ich bevorzuge einen Zeitraster, der auf 1 bis 2 Seiten Powerpoint (maximal 3) alle Sequenzen vom Anfang bis zum Ende darstellt. Optimal mit Anmerkungen (z.B. XY nicht vergessen) und dem benötigten Material. Das kann von den Moderationskärtchen bis hin zu einem gewissen Arbeitsblatt gehen.
  • Ist ein Workshop zeitlich knackig zu planen oder gibt es keine großen zeitlichen Spielräume, so kommen zu jeder Sequenz noch die Uhrzeiten, zu denen diese optimalerweise stattfindet. (Als ob ein ganzes Training geplant würde.)

"Vorbereitung ist gleichzeitig alles und nichts." Wie meine ich das? Ohne Vorbereitung hätte ich keine Vorstellung, ob es methodisch passen kann, ob der Methodenmix ausgeglichen ist. Ich hätte keine Versicherung mir selber gegenüber, nichts zu vergessen. Fehlt noch ein Punkt: Das Bewusstsein beim Workshop selber, nach Plan vorgehen zu wollen - und wenn etwas ganz Unvorhergesehenes eintritt - auf dieses zu reagieren und auch einmal einen Plan zu ändern oder ganz zu verwerfen.